天津工业大学会议费管理办法

天津工业大学会议费管理办法

（2023年修订）

第一章  总则

第一条 为进一步加强和规范我校会议费管理，精简会议，改进会风，提高会议效率和质量，根据《天津市财政局 天津市机关事务管理局关于<天津市党政机关会议费管理办法>的补充通知》《天津市财政局 天津市机关事务管理局关于印发天津市党政机关会议费管理办法的通知》《关于改革完善本市财政科研经费管理的若干措施》等相关文件规定，结合学校实际，制定本办法。

第二条 本办法所指会议为学校举办（含主办、承办）的各类会议、论坛，包括国内科研会议、国内其他会议、在华举办国际会议。

国内科研会议是因科研业务需要，使用科研经费举办的业务性会议，包括学术会议、学术论坛、研讨会、评审会、座谈会、答辩会等。

国内其他会议是指除国内科研会议之外的其他国内会议。

在华举办国际会议是指报经上级外事部门批准、在我国境内举办的国际会议。

第三条 各类会议应当坚持厉行节约、反对浪费、规范简朴、务实高效的原则，严格控制会议数量，规范会议费管理，加强对会议内容相近、参会人员范围相同会议的统筹，严格控制会议规模，简化办公形式，合理确定参会人员范围，减少参会人员数量，减少陪会。

第四条各单位应当加强涉密会议安全和保密管理，落实网络安全工作责任制，强化网络安全技术防护措施，选择安全可靠的应用系统，督促系统服务供应商严格落实安全保密责任，加强对运维人员、技术服务人员日常保密教育和监督，定期开展终端设备和涉密场所保密检查，妥善保管会议音视频等材料，切实做好安全保障工作。

第五条 会议组织者根据会议内容和性质选择相应的会议类型，并对所举办会议涉及经济事项的真实性、合法性、相关性负责。

第二章  会议预算及审批

第六条 会议费应纳入学校预算，并单独列示。对未列入预算，但必须召开的会议，在确保资金来源的前提下应追加会议预算，按会议预算审批程序审批。因科研工作需要召开的会议，按项目预算或合同约定要求执行。

第七条 严格会议费预算管理，控制会议费预算规模，会议费预算要细化到具体会议项目。

第八条 会议预算审批级别如下表所示：

第九条 会议举办、承办单位应在每年财务处规定日期内，报送下一年度会议计划，并编制《天津工业大学会议预算申请表》（见附件1）。

第十条 学校及各单位召开会议，在符合保密和网络信息安全要求的前提下，提倡采用线上会议形式（含线上与线下相结合），传达、布置类会议优先采取电视电话、网络视频会议方式召开。

线上会议优先选择单位内部电视电话、网络视频等现有应用系统。单位现有应用系统无法保障的，应结合工作性质、保密要求等，选择专用系统、运营商服务系统、第三方软件服务系统等。

第十一条 严格控制各类会议会期及规模。国内科研类会议会期及规模可按会议安排执行，会议的报到和离开时间合计不得超过1天半，会议工作人员控制在参会代表人数的15%以内；国内其他会议会期原则上不超过1天半（传达、布置类会议会期不得超过1天），会议工作人员控制在参会代表人数的10%以内。线上会议不请外地同志到主会场参会。

第十二条 会议优先安排在学校内部会议室、礼堂、宾馆等接待场所。因工作需要必须在校外召开的，应按照要求到定点服务单位召开。除必须驻会的情况外，会议召开地代表和会议工作人员原则上不安排住宿。

第十三条 参会人员以在津单位为主（超过50%为在津单位人员）的会议原则上不得到津外召开。不得到党中央、国务院明令禁止的风景名胜区召开会议。

第三章  会议费开支范围和报销标准

第十四条举办会议开支范围包括：

（一）线下费用：包括会议住宿费、伙食费、会议室租金、交通费、文件印刷费、办公文具、医药费等；国际会议可开支同声传译翻译费、同声传译设备租金费用等。

（二）线上费用：包括明确对应具体会议的设备租赁费、线路费、电视电话会议通话费、技术服务费、软件应用费、音视频制作费等。

第十五条 会议费开支实行综合定额控制，会议费综合定额标准如下：                                               

                                                单位：元/人/天

（一）综合定额标准是会议费开支上限，分项标准可以调剂使用，在综合定额标准内据实报销。

不安排住宿的会议，综合定额按照扣除住宿费后的定额标准执行，住宿费不能调剂使用。

不安排就餐的会议，综合定额按照扣除伙食费后的定额标准执行，伙食费不能调剂使用。

餐费票据应与会议议程中就餐地点相符，存在多地就餐或与就餐地点不符的票据不予报销。

各类会议应按照定额控制标准执行，对未列入年度预算以及超范围、超标准开支的经费不予报销。

（二）综合定额里的其他费用包括会议室租金、交通费、文件印刷费、办公文具、医药费等。

交通费：是指用于会议代表接送站，以及会议统一组织的代表考察、调研等发生的交通支出。

（三）会议费综合定额标准按照上级有关规定，考虑物价等因素进行动态调整。

第十六条 下列费用纳入会议费预算，但不计入会议费综合控制定额，从相应的支出科目中据实列支：

（一）会议代表差旅费。会议代表参加会议发生的差旅费，原则上回单位报销。对确因工作需要，邀请学者、专家和有关人员参加会议所发生的城市间交通费、国际差旅费，可对照学校相应标准在差旅费和外宾接待费中报销。

（二）参会专家人员费用。会议举办者根据工作需要，可向邀请参会专家发放讲课费、评审费等，具体标准参照《市教育工委 市教委关于印发市教育两委机关讲课费、评审费和验收费管理办法的通知》执行。

（三）线上费用。召开线上会议的，应本着厉行节约、提高效率的原则，通过市场调研、充分议价，合理选择线上会议应用系统，相关支出凭合法票据据实列支，原则上不应超过综合定额标准总额。

第十七条 学校及校内各单位在会议结束后应当及时办理报销手续。会议费报销时须附：

（一）《天津工业大学会议预算申请表》（见附件1）

（二）会议通知、会议议程

（三）《参会人员签到表》（见附件2）

（四）会议服务单位提供的费用原始明细单据、电子结算单等凭据。如通过其他单位组织会议，还须附委托协议或合同等相关资料。

（五）在华举办国际会议，需提供上级外事部门批准办会的相关文件。

第十八条 各单位支付会议费，应当严格按照公务卡管理制度的有关规定执行，以银行转账或公务卡方式结算，禁止以现金方式结算。

第十九条 委托其他单位承办会议事项的，应签订书面委托合同（协议），按规定标准报销会议费。与校外单位合作举办的会议，会议结束后，会议经费若有结余，应及时转回学校，不得滞留在学校之外。

第四章  公示和监督问责

第二十条 各单位应当将非涉密会议的名称、主要内容、参会人数、经费开支等情况，以适当方式公开。

第二十一条 严禁各单位借会议名义组织会餐或安排宴请，严禁套取会议费设立“小金库”，严禁在会议费中列支公务接待费。

各单位应严格执行会议用房标准，不得安排高档套房；会议用餐严格控制菜品种类、数量和份量，安排自助餐，严禁提供高档菜肴，不安排宴请，不上烟酒；会议会场一律不摆花草，不制作背景板，不提供水果。

不得使用会议费购置电脑、复印机、打印机、传真机等固定资产，以及开支与本次会议无关的其他费用；不得组织会议代表旅游和与会议无关的参观；严禁组织高消费娱乐、健身活动；严禁以任何名义发放纪念品；不得额外配发洗漱用品。

第二十二条 学校审计、财务等部门要做好对各单位会议费管理和使用情况监督检查。主要内容包括：

（一）单位会议审批制度是否健全，会议活动是否按规定履行审批手续；

（二）会议费开支范围和标准是否符合规定；

（三）会议费报销手续是否符合规定；

（四）会议费管理和使用的其他情况。

对发现问题的单位，由学校审计、财务等部门责令改正，违规资金应予追回，并视情况予以通报。对直接责任人和单位负责人，报请学校按规定给予相应处分。

第二十三条 会议举办人员违反本办法规定，有下列行为之一的，依照有关法律法规和学校内部规定追究相关人员的责任，同时报纪检监察部门进行处理。涉嫌违法的，移送司法机关处理。

（一）预存、套取会议费设立“小金库”的；

（二）以虚报会议人数、天数等手段骗取会议费的；

（三）违规扩大会议费开支范围，擅自提高会议费开支标准的；

（四）违规报销与会议无关费用的；

（五）其他违反本办法规定的。

第五章  附  则

第二十四条 学校举办的国际会议严格按照财政部《在华举办国际会议经费管理办法》（财行[2015]371号）执行。

第二十五条本办法由财务处、校长办公室负责解释。

第二十六条 本办法自发布之日起施行。此前与本办法不一致的，以本办法为准。

附件：1.天津工业大学会议预算申请表

2.参会人员签到表

附件1

天津工业大学会议预算申请表

填表日期：    年  月  日                       金额单位：元

注：会议审批第一栏涉及科研会议只需科研项目负责人签字

会议审批第二栏业务（经费）分管部门指相关职能部门